053-2025 OBOG会年会費管理についてのお願い

 OBOG会会計担当の頭を悩ますのは年会費の管理です。

ご存じのようにこの会は1千円という会費で運営をしています。

もちろんこれだけで懇親会や会報の発行・送付、それに郵送会員の方へのご連絡ができるはずもなく皆さんの懇親会費やJFEエンジ（（株））の支援金をそれぞれに得て運営しています。

 その年会費はみずほ銀行のOBOG会口座への振込を原則としており、振込手数料の負担軽減のため複数年納付も可能としています。その他、懇親会会場での現金納付、会員を通じての現金納付も可能として皆さんの便宜をできるだけ図るようにしています。

 みずほ銀行に振り込まれた年会費は月毎に銀行のWEB帳票サービスを受けて振込者名・金額・振込日の確認ができます。

ところが上記のような現金納付を認めると両者の合体という別管理を迫られます。

このためOBOG会年会費管理シートを別に作成することが必要となります。 

すでにお気づきの方もあると思いますが、この作業が問題です。

人為ミスが起きやすい、このため複数人でのダブルチェックをやってはいるのですが、

そのチェックに甘さがあり、この11月の会費督促でもお二人の方にお叱りを受けることになりました。

ブログでみずほ銀行WEB帳票記録を公開しておきながら、その内容を会費管理シートに反映できていないというお恥ずかしい事実が浮かび上がりました。

 今後このような間違いを防ぐため事務局ではこれまで以上に電話会議のかたちでダブルチェックを徹底するようにします。

そのうえでお願いです。今後年会費納入を迫るようなメールではなく、複数年納付や現金納付を受付ける以上、年会費管理には間違いが起きることを前提に未納の記録を対象者の方に正誤の確認をいただくかたちに改めたいと考えます。皆さんのご理解を切にお願いします。